Program : Luni – Marți : închis - Miercuri – Duminică: 09:00 – 17:00 - Casa de Bilete se închide la: 16:15

 
 

Program : Luni – Marți : închis - Miercuri – Duminică: 09:00 – 17:00 - Casa de Bilete se închide la: 16:15

 
 

Instrucțiuni financiare voluntari MNIR

INSTRUCȚIUNI PRIVIND MANAGAMENTUL FINANCIAR-CONTABIL PENTRU VOLUNTARII IMPLICAȚI ÎN PROIECTELE ERASMUS PLUS, CORPUL EUROPEAN DE SOLIDARITATE ȘI PROIECTELE NAȚIONALE ALE MUZEULUI NAŢIONAL DE ISTORIE A ROMÂNIEI

Prezentele instrucțiuni enumeră reguli clare de organizare a managementului financiar contabil pentru voluntarii români și străini implicați în proiectele finanțate prin programele Erasmus Plus, Corpul European de Solidaritate și proiecte naționale și înregistrare în contabilitatea Muzeului Național de Istorie a României.

Reguli de organizare

Voluntarul trebuie să aibă încheiat și înregistrat un contract de voluntariat, cu respectarea prevederilor Ghidului programului de finanțare sau/și ale Legii nr 78/2014, republicată.

Voluntarul poate avea contract pentru desfășurarea unor activități / proiecte implementate cu sprijin financiar din partea (nelimitativ):

  • Uniunii Europene, prin programul Erasmus Plus, programul Corpul European de Solidaritate și altor programe de finanțare europeană;
  • Diferitelor organizații și entități finanțatoare internaționale (ONU/UNV, EEA, UNESCO, UNICEF etc.);
  • Autorităților și instituțiilor publice din România, pe baza legii nr. 350/2005, actualizată;
  • Bugetului de Stat, prin Muzeul Național de Istorie a României.

Cheltuieli asigurate / care pot fi rambursate (după caz, nelimitativ):

  1. Alocație de hrană (după caz)
  2. Bani de buzunar (după caz)
  3. Cheltuieli legate de transportul internațional / național
  4. Cheltuieli de cazare (după caz)
  5. Cheltuieli legate de transportul local, în localitatea unde se desfășoară activitățile
  6. Cheltuieli de cazare și masă în cazul deplasărilor
  7. Asigurare medicală / de călătorie
  8. Telefonie și internet
  9. Materiale și servicii necesare desfășurării activităților
  10. Traininguri necesare instruirii voluntarilor (după caz)
  11. Cheltuieli excepționale (viză, permis de ședere, testări Covid, medicamente de primă urgență, traduceri autorizate).

    Alocația de hrană și banii de buzunar cu încadrare în bugetul proiectului

    În baza referatului întocmit de managerul proiectului / coordonatorul de activități și a Notei de fundamentare se virează fiecărui voluntar,  în contul deschis și transmis de acesta, alocația de hrană și banii de buzunar, aferente perioadei, cu indicarea detaliată a sumelor.

    În acest sens voluntarul trebuie să transmită un număr de cont valabil (IBAN), numele băncii și o copie după un document de identitate valabil.

    În funcție de moneda conturilor deschise suma alocată alocației de hrană și bani de buzunar se virează astfel:

    • pentru conturile deschise de voluntari în Euro se virează în Euro.
    • pentru conturile deschise de voluntari în RON se virează în RON  prin conversia sumei din Euro în RON la media cursurilor zilnice de schimb publicate în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene (site-ul BCE).

    Exemplu:

    Alocația de hrană – 7 euro/zi x 30 zile = 210 euro

    Bani de buzunar – 4 euro/zi x 30 zile = 120 euro

    Suma primită de voluntar pentru 30 de zile = 330 euro.

    Cheltuielile de transport

    Transport internațional: Tur – retur locul de origine –  locul de desfășurare a activității cu încadrare în bugetul proiectului

    Cheltuielile se decontează în funcție de distanță (km) pe baza actelor justificative (bilete, factură, dovada plății, declarație), tabel, referat și Notă de fundamentare întocmite de managerul de proiect, de regulă, conform sumelor alocate de Ghidul programului pe finanțare.

    Voluntarului i se va deconta suma maximă prevăzută în ghidul programului, pentru tipul de transport și pentru banda de distanță parcursă, conform calculatorului de distanță Erasmus Plus (https://erasmus-plus.ec.europa.eu/resources-and-tools/distance-calculator).

    Exemplu:

    Voluntarul călătorește cu avionul pe ruta Madrid (Spania) – București și retur.

    Distanța reală este de 2472 km, iar suma alocată benzii de distanță 2000-2999 km este de 360 euro.

    Voluntarului i se vor deconta 360 euro, care vor include prețul biletului de avion și al călătoriei de la domiciliu la aeroport, de la aeroport la sediul MNIR și retur.

    Voluntarul trebuie să prezinte: declarația de transport (anexa), bilet de avion/ boarding pass, factura și dovada plății.

    Transportul intern cu încadrare în bugetul proiectului

    În vederea decontării transportului intern (urban) documentele justificative: bonul fiscal, factura trebuie să conțină CIF-ul 4192952 al  Muzeului Național de Istorie a României.

    Managerul de proiect întocmește Nota de fundamentare.

    Voluntarul completează formularul decont de cheltuieli

    În funcție de moneda conturilor deschise sumele aferente transportului se virează astfel:

    • pentru conturile deschise de voluntari în Euro se virează în Euro.
    • pentru conturile deschise de voluntari în Ron se virează în Ron  prin conversia sumei din Euro în Ron la media cursurilor zilnice de schimb publicate în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene (site-ul BCE).

    Cheltuieli necesare desfășurării activității și alte cheltuieli aferente implementării proiectului cu încadrare în bugetul proiectului

    În baza solicitărilor voluntarilor pentru necesarul de materiale, servicii etc. necesare implementării proiectului managerul de proiect / coordonatorul de activități verifică încadrarea acestora în bugetul proiectului  și întocmește Nota de fundamentare specificând în cadrul acesteia dacă achiziția se va face prin SICAP sau prin achiziție directă (în cazul în care necesitatea este urgentă, materialele au anumite caracteristici ce trebuie verificate etc.) de comun acord cu managerul de proiect.

    În cazul achiziției directe în care voluntarul procură aceste materiale, servicii acesta trebuie să comunice vânzătorului, prestatorului de servicii CIF-ul 4191952 și denumirea instituției Muzeul Național de Istorie a României.

    Dacă suma cheltuită este sub 100 euro (contravaloarea în Ron) se poate deconta doar cu bonul fiscal, dar obligatoriu trebuie să conțină CIF – ul 4191952.

    Dacă suma cheltuită este peste 100 euro (contravaloarea în Ron) este obligatorie solicitarea facturii comunicarea CIF – ul 4191952, denumirea instituției Muzeul Național de Istorie a României și transmiterea acesteia prin e – Factura de către vânzător, prestator de servicii.

    Se completează formularul de decont dacă suma a fost achitată. Suma va fi virată voluntarului numai după primirea facturii prin e – Factura.

    Toate cheltuielile:

    • trebuie să fie suportate în perioada stabilită ;
    • trebuie declarate într-una dintre categoriile bugetare stabilite ;
    • trebuie să fie suportate în legătură cu proiectul / activitățile și trebuie să fie necesare pentru  implementare;
    • să fie utilizate sau produse în mod real de beneficiar;
    • trebuie să fie identificabile și verificabile;
    • trebuie să fie rezonabile, justificate și să respecte principiul bunei gestiuni financiare, în special în ceea ce privește economia și eficiența.

    Instrucțiuni utilizate în formarea pe domeniul financiar-contabil a voluntarilor adulți ai Muzeului Național de Istorie a României întocmite de către ec. Moisescu Cristina, în urma implementării proiectului 2023-1-RO01-KA121-ADU000126616

INSTRUCTIONS REGARDING THE FINANCIAL-ACCOUNTING MANAGEMENT OF VOLUNTEERS INVOLVED IN ERASMUS PLUS, EUROPEAN SOLIDARITY CORPS, AND NATIONAL PROJECTS OF THE NATIONAL HISTORY MUSEUM OF ROMANIA

These instructions outline clear rules for organising the financial and accounting management of both Romanian and foreign volunteers involved in projects funded through the Erasmus Plus, the European Solidarity Corps, and national projects, as well as their registration in the accounting records of the National History Museum of Romania.

The volunteer must have a signed and registered volunteering contract, in compliance with the provisions of the funding programme’s guide and/or Law No. 78/2014, republished.

The volunteer may have a contract for activities/projects implemented with financial support from (non-exhaustive list):

  • The European Union, through the Erasmus Plus programme, the European Solidarity Corps programme, and other European funding programmes;
  • Various international funding organisations and entities (UN/UNV, EEA, UNESCO, UNICEF, etc.);
  • Public authorities and institutions in Romania, based on Law No. 350/2005, as updated;
  • The State Budget, through the National History Museum of Romania.

Expenses covered / to be reimbursed (if applicable, non-exhaustive list):

  1. Food allowance (if applicable)
  2. Pocket money (if applicable)
  3. International / national transport expenses
  4. Accommodation expenses (if applicable)
  5. Local transport expenses in the location where the activities take place
  6. Accommodation and meal expenses for trips
  7. Medical / travel insurance
  8. Phone and internet costs
  9. Materials and services necessary for the activities
  10. Training required for volunteer instruction (if applicable)
  11. Exceptional expenses (visa, residence permit, COVID testing, emergency medication, certified translations).

Food Allowance and Pocket Money within the Project Budget

Based on the report prepared by the project manager / activity coordinator and the supporting note, the food allowance and pocket money for each volunteer are transferred in the account provided by the volunteer, for the relevant period, with a detailed breakdown of the amounts.

To this end, the volunteer must provide a valid account number (IBAN), the name of the bank, and a copy of a valid identity document.

Depending on the currency of the accounts provided, the food allowance and pocket money will be transferred as follows:

  • For accounts opened by volunteers in Euros, the amount will be transferred in Euros.
  • For accounts opened by volunteers in RON, the amount will be transferred in RON, with the Euro sum converted to RON at the average daily exchange rates published in the Official Journal of the European Union (ECB website).

Example:

  • Food allowance – €7/day x 30 days = €210
  • Pocket money – €4/day x 30 days = €120
  • Total amount received by the volunteer for 30 days = €330.

Transport Expenses – International transport

Travel from the place of origin to the location where the activity are taking place, within the project budget. Expenses are reimbursed based on the distance (in km), upon submission of supporting documents (tickets, invoice, proof of payment, declaration), along with a report/ statement, and supporting note prepared by the project manager, generally following the amounts allocated by the funding programme’s guide.

The volunteer will be reimbursed with the maximum amount specified in the programme guide, depending on the type of transport and the distance band, as calculated using the Erasmus Plus distance calculator (https://erasmus-plus.ec.europa.eu/resources-and-tools/distance-calculator).

Example:

The volunteer travels by plane on the route Madrid (Spain) – Bucharest and return.
The actual distance is 2,472 km, and the amount allocated for the 2,000-2,999 km distance band is €360.

The volunteer will be reimbursed €360, which will cover the cost of the plane ticket and the travel from home to the airport, from the airport to the MNIR headquarters, and back.

The volunteer must provide: the transport declaration (Annex), plane ticket/boarding pass, invoice, and proof of payment.

Internal Transport within the Project Budget

For reimbursement of internal (urban) transport, the supporting documents (receipt, invoice) must include the VAT code (CIF) 4192952 of the National History Museum of Romania.

The project manager will prepare the supporting note.
The volunteer must complete the expense reimbursement form.

Depending on the currency of the volunteer’s bank account, the amounts related to transport will be transferred as follows:

  • For accounts opened in Euros, the amount will be transferred in Euros.
  • For accounts opened in RON, the amount will be transferred in RON, with the Euro amount converted to RON at the average daily exchange rates published in the Official Journal of the European Union (ECB website).

Expenses necessary for implementation and other project-related expenses within the project budget

Based on the assessment/ requests from volunteers in order to assure the necessary materials, services etc. required for the implementation of the project, the project manager / activity coordinator verifies their inclusion in the project budget and prepares a supporting note. This note specifies whether the purchase will be made through the SICAP system or through a direct procurement (in cases of urgency, if the materials have specific characteristics that need to be verified, etc.), in agreement with the project manager.

In the case of direct procurement where the volunteer purchases these materials or services, they must inform the seller or service provider of the VAT code (CIF) 4191952 and the name of the institution: Muzeul Național de Istorie a României.

If the amount spent is under €100 (or its equivalent in RON), reimbursement can be made with just the receipt; however, it must include the VAT code 4191952.

If the amount spent exceeds €100 (or its equivalent in RON), it is mandatory to request an invoice, provide the VAT (CIF) code 4191952, the name of the institution (Muzeul Național de Istorie a României), and for this to be submitted via e-invoice (e-factura) by the seller or service provider.

The reimbursement form must be completed if the amount has been paid. The amount will be transferred to the volunteer only after receiving the invoice via e-invoice (e-factura).

All expenses:

  • must be incurred during the established period;
  • must be declared under one of the established budget categories;
  • must be related to the project/activities and necessary for implementation;
  • must be genuinely used or produced by the beneficiary;
  • must be identifiable and verifiable;
  • must be reasonable, justified, and comply with the principle of sound financial management, particularly regarding economy and efficiency.

TRAVEL STATEMENT,

 

I, herby_________________________________________, participant into the project ___________________________, declar that I have traveled from _______________________________, to __________________________________, on the route _____________________________ , in the period ____________________________ with (the transport means) _______________________________________, and I made the followig expensens (with the invoice, bill number and the sum):

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Observations: _____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

I declare that all the information are real and valid.

Done at:

Date:

Signature:

Program vizitare

Luni – Marți : închis
Miercuri – Duminică: 09.00 – 17.00
Casa de bilete se închide la: 16:15

Adresa

Calea Victoriei 12, Sector 3, București 030026, România

Vă invităm să vizitați cele trei mari expoziții permanente – Tezaurul Istoric, Copia Columnei lui Traian și Lapidarium – precum și o serie de expoziții temporare.